عن مكتب المدير الإداري | المدير الإداري
مكتب المدير الإداري بكلية الهندسة والبترول
يتبع المدير الإداري عميد كلية الهندسة والبترول مباشرة.
الهدف العام لمكتب المدير الإداري:
يتمثل الهدف العام للمدير الإداري في الإشراف على أعمال الكلية من الناحية الإدارية والمالية
.وخدمة الأقسام العلمية ومراكز العمل المختلفة حيث يحرص مكتب المدير الإداري على تذليل جميع العقبات التي تعترض العملية التعليمية، وتوفير المناخ الأكاديمي الملائم لها وللأنشطة المختلفة التي تقدمها الكلية، ويسعى دائماً لتقديم الخدمات وتلبية احتياجات ومتطلبات العمل بالكلية، والاستجابة السريعة لمتطلبات الهيئة التدريسية.
المهام والاختصاصات
المهام والاختصاصات الرئيسية لمكتب المدير الإداري
- حصر القوى العاملة من العاملين والموظفين في الكلية.
- حصر الدرجات المشغولة والشاغرة والمعتمدة للوظائف الإدارية في كل عام دراسي والخاصة بالكلية.
3.حصر أعداد هيئة التدريس بالكلية وتحديث بياناتهم في كل سنة دراسية. - متابعة طلبات التوظيف للكادر الفني والإداري بالكلية وذلك بعد الموافقة على التعيين بـعـد إجراء الاختبارات المطلوبة بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالجامعة.
- الإشراف على اتخاذ الإجراءات اللازمة لشغل الوظائف الإدارية الشاغرة بالكلية.
- متابعة حضور وانتظام وانصراف الموظفين وفقا لما تـنص عليه اللوائح والقرارات الصادرة في هذا الشأن..
- متابعة عملية استخراج تأشيرات دخول أعضاء هيئة التدريس من قبـل السفارات الموجودة داخل البلاد.
- متابعة وضع التقارير الدورية والسنوية وتقارير فترة التجربـة المتعلقة بتقييم أداء العاملين بالكلية مع الأقسام العلمية في المواعيد المحددة لذلك، ومن ثم إرسالها إلى إدارة الموارد البشرية بعد اعتمادها من عمادة الكلية.
- المشاركة في لجنـة إعـداد مشروع ميزانية الكلية ومتابعة أوجه الإنفاق من بنود أبواب ميزانية الكلية.
- التأكـد مـن إجـراءات طلـب وصـرف إضافة وتسوية السلف المخصصة لإدارة الكلية.
- الإشراف الكامل على أعمال النظافة والمظهر العام للكلية والإشراف على تنفيذ أعمال الزراعة مع الإدارة المختصة.
- التنسيق مع الإدارات المختصة لتوفير الخدمة الهاتفية لمراكز العمل بالكلية.
- الإشراف على حصر احتياجات الكلية من الأثاث والأجهزة العلمية ومعدات وأدوات النظافة والقرطاسية وإرسالها إلى إدارتي المشتريات وإدارة شئون التخزين مع مراعاة عدم تكدس الأجهزة المكتبية.
- متابعة تنفيذ اللوائح والإجراءات المعمول بها في شأن طلبات الكليـة من الأجهزة والمعدات بالتنسيق مع الأقسام العلمية والجهات خارج الكلية.
- الإشراف على الأعـمال الخدمية للكلية والتنسيق مع إدارات الجـامعة المختلفة مثل: (إدارة الإنشاءات والصيانة - إدارة الخدمات العامة - إدارة الأمن والسلامة - إدارة شئون التخزين - إدارة التغذية - إدارة التأثيث والاسكان).
- تذليل كافة الصعوبات التي تنشأ داخل الكلية وإيجاد الحلول اللازمة لها سواء كانت تخص إدارة الكلية أو العاملين.
- المشاركة في إصدار التعاميم الخاصة بتنظيم العمل داخل الكلية.
- تقديـم الخــدمـات الـخاصـة بـأعـضاء هـيئة الـتدريـس وتـذلـيل كـافـة الـصعوبات لـلطاقــم الأكاديـمي بالنسبة لإجراءات الإقـامــة مــن حـيث (الـفحص الـطبي – الـبصمات – فـحص الـدم )، ومـن ثـم تـجهيز الأوراق الـخاصـة باسـتخراج الـبطاقـة الـمدنـية ورخـص الـقيادة الكويتية وتجديدها .
- متابعة المعاملات الخاصة بإقامة أبناء وأسر أعضاء هيئة التدريس ومتابعة معاملاتهم الخاصة بهم مع كل من وزارة الداخلية ووزارة الصحة والخطوط الجوية الكويتية وغيرها.
- المشاركة في لجنة إعداد مشروع ميزانية الكلية ومتابعة أوجه الإنفاق من بنود أبواب ميزانية الكلية والتعرف على حالات التجاوز والفائض في كل فترة.
- عرض الطلبات التي تقدم من موظفي الكلية بشأن الموافقة على عدم تجديد عقودهم وإنهائها أو قبول استقالتهم من العمل، على الجهات المختصة بعد اعتمادها من عمادة الكلية.
- الإشراف على استلام وتسليم البريد الوارد والصادر من مكاتب البريد للكلية.
- اتخاذ كافة الاجراءات الادارية (تعيينات / ندب / استقالة / تقاعد) فيما يخص الاقسام التابعة للكلية بالتنسيق مع الامانة العامة وفقا للوائح المعمول بها.
- متابعة الخطة الاستراتيجية للكلية وذلك للجزئيات المتعلقة بمكتب المدير الإداري..
- المشاركة في إعداد متطلبات الحصول على شهادة الآيزو والتأكد من استمرار تطبيقها بعد الحصول على الشهادة لمكتب المدير الإداري بالكلية.
الوحدات التابعة لمكتب المدير الإداري
يضم المدير الإداري الوحدات الإدارية التالية:
أ- وحدات تابعة للمدير الإداري مباشرةً
- قسم خدمة أعضاء هيئة التدريس
- قسم الشئون المالية
ب- وحدات تابعة لمراقبة المدير الإداري:
- قسم شئون العاملين.
- قسم الخدمات والمتابعة.